ФРОНЕРИ БЪЛГАРИЯ ЕООД

ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ –
КАНДИДАТИ ЗА РАБОТА

Цел на документа

Фронери България ЕООД, част от Фронери Груп, се ангажира да пази поверителността и сигурността на Вашите лични данни.

Настоящата декларация описва реда за събиране и използване на Ваши лични данни в процеса на разглеждане на кандидатура Ви за работа при нас, в съответствие с изискванията на Общия регламент за защита на личните данни (Регламент (ЕС) 2016/679).

Фронери България ЕООД е „администратор на данни“ . Това означава, че ние носим отговорност за начина, по който съхраняваме и използваме Вашите лични данни. По силата на действащото законодателство, ние сме задължени да Ви уведомим относно съдържанието на тази Декларация за поверителност.

Принципи при защитата на лични данни

Ние спазваме изискванията на законодателството за защита на личните данни. Това означава, че Вашите лични данни, които съхраняваме трябва да:

1. Се използват по законов, честен и прозрачен начин.

2. Се събират единствено за приемливи цели, които ние ясно сме Ви обяснили, и не се използват по никакъв друг начин, различен от посочените цели.

3. Са свързани с целите, за които сме Ви информирали и се ограничават само до тях.

4. Са точни и се поддържат актуални.

5. Се съхраняват само толкова време, колкото е необходимо за изпълнение на целите, за които сме Ви информирали.

6. Се съхраняват по сигурен начин.

Какъв вид информация съхраняваме за Вас

Лични данни или лична информация означава всякаква информация за дадено лице, по която то може да бъде идентифицирано. Това не включва данни, в които идентичността е скрита или липсва (анонимни данни).

Съществуват „специални категории“ на чувствителни лични данни, които изискват по-високо ниво на защита.

Ние ще събираме, съхраняваме и използваме следните категории лични данни за Вас:

· Лични данни за контакт като име, обръщение/титла, адреси, лични телефонни номера и лични електронни адреси.

· Дата на раждане.

· Семейно положение и деца, ако сте ги посочили в автобиографията си.

· Копия на документи, удостоверяващи Вашата правоспособност, представени от Вас като част от документите при кандидатстване за работа.

· Документи по подбора и назначението Ви, включително медицинско свидетелство за започване на работа, здравна книжка, свидетелство за съдимост, диплома за завършено образование, автобиография, препоръки и други.

· Данни за трудовия Ви стаж, включително при предишни работодатели.

· Данни от видео-камери, разположени на територията на компанията, както и друга информация, събирана чрез електронни устройства като пропускателната система на обекта.

Може да събираме, съхраняваме и използваме следните „специални категории“ чувствителни лични данни:

· Информация за здравословното Ви състояние, представена от Вас като част от документите при кандидатстване за работа.

· Информация за съдебното и криминалното Ви минало и други нарушения на закона, представена от Вас като част от документите при кандидатстване за работа.

Откъде получаваме Вашите лични данни?

Ние събираме лични данни за кандидати за работа в процеса на подбор. Данните получаваме лично от кандидатите за работа или от агенция за подбор, с която си партнираме. В някои случаи може да получим допълнителна информация от трети страни като бивши работодатели, Агенция по заетостта и други.

Как ще използваме информацията за Вас?

Ние ще използваме Вашите лични данни само в рамките на позволените от закона цели. Най-често, ние ще използваме личните Ви данни при следните обстоятелства:

1. За целите на сключване, изменение и прекратяване на договора с Вас.

2. Когато трябва да изпълним свое законово задължение.

3. Когато това е необходимо за защита на нашите законови интереси или за законовите интереси на трети страни и доколкото това не накърнява Вашите лични права и интереси.

Възможно е да използваме Вашите лични данни в следните, редки случаи:

1. Когато е необходимо да защитим Вашите интереси или интересите на някой друг.

2. Когато това е необходимо в защита на обществения интерес (или за други цели, в интерес на обществото).

Обстоятелства, при които ние ще използваме личните Ви данни

Посочените в списъка по-горе Ваши лични данни са ни необходими основно, за да упражняваме свои законни права и да изпълняваме своите законови задължения. В някои случаи може да използваме тези Ваши лични данни, за да защитим нашите законни интереси или интересите на трети страни, доколкото това не накърнява Вашите основни права и интереси. По-долу са описани обстоятелствата, при които ние ще обработваме Ваши лични данни.

· За да вземем решение в процеса на подбора или назначаването Ви.

· За да определим условията по Вашия договор.

· За да се уверим, че имате законно право да работите в Република България.

· За удостоверяване на пригодността Ви да изпълнявате работата, за която кандидатствате.

· За да контролираме осигуряването на равни права.

Някои от изброените по-горе обстоятелства могат да се припокриват или да се базират на няколко основания за ползване на Ваши лични данни.

Какво се случва, ако не предоставите дадени лични данни?

Ако не предоставите конкретна изискана информация, може да не сме в състояние да оценим обективно Вашата кандидатура или това може да ни попречи да изпълним свое законово задължение (например да осигурим равни права на всички кандидати).

Промяна на целите

Ще използваме личните Ви данни единствено за целите, за които ги събираме, освен ако не преценим, че се налага да ги използваме и за друга цел, която съответства на първоначалната. Ако се наложи да използваме личните Ви данни за цел, която не съответства на първоначалната, ще Ви уведомим, като посочим законовите основания, които ни позволяват да направим това.

Имайте предвид, че може да обработваме Вашите лични данни без изричното Ви знание или съгласие, при спазване на гореизброените правила, когато това се изисква или е разрешено от нормативната уредба.

Как използваме особено чувствителна лична информация?

„Специалните категории“ на особено чувствителни лични данни изискват по-високи нива на защита на данните. Необходима е и допълнителна обосновка на събирането, съхранението и употребата на такъв тип информация. В тази връзка сме утвърдили политика и сме предприели необходимите превантивни мерки, изискуеми от нормативната уредба, във връзка с обработването на такива данни. Възможно е да обработваме специални категории лични данни при следните обстоятелства:

1. В ограничени случаи, с Вашето изрично писмено съгласие.

2. Когато това е необходимо за изпълнение на нашите законови задължения или за упражняване на права във връзка с възникването на трудови правоотношения.

3. Когато това е необходимо в защита на обществения интерес, например за контрол върху осигуряването на равни права.

В по-редки случаи може да обработваме такъв тип информация, когато това е необходимо във връзка с правни претенции или за защита на Вашите интереси (или интересите на трето лице) и когато Вие не сте в състояние да дадете своето съгласие или сте направили тази информация публична.

Нашите задължения като работодател

Ще използваме Вашите особено чувствителни лични данни, както следва:

· Ще използваме информация за физическото или психическото Ви здраве и оценката на работоспособността Ви, за да Ви гарантираме здравословни и безопасни условия на труд и да оценим пригодността Ви да изпълнявате работата, за която кандидатствате.

· Ще използваме информация за Вашата религия, националност или етническа принадлежност, Вашите философски или морални вярвания, както и Вашия сексуален живот или сексуална ориентация, за да гарантираме осигуряването на равни възможности, както и за евентуална отчетност пред официални контролни органи по тези въпроси.

Необходимо ли ни е Вашето съгласие?

Не е необходимо да получим Вашето съгласие, ако използваме конкретни категории от личните Ви данни в съответствие с писмената ни политика и за да изпълняваме законовите си задължения или за да упражняваме конкретни наши права в рамките на трудовото законодателство. В ограничени случаи може да се свържем с Вас, за да получим писменото Ви съгласие да използваме конкретно чувствителни данни. В случай че това се наложи, ще Ви предоставим подробна информация за данните, които са ни необходими и причината, поради която ще ги използваме, като Ви дадем възможност внимателно да прецените дали да дадете своето съгласие. Трябва да имате предвид, че Вие нямате задължение по договора Ви с нас да давате съгласие по повод на каквото и да е наше искане за предоставяне на съгласие.

Информация относно наложени Ви присъди

Може да използваме информация, отнасяща се до наложени Ви присъди, само в рамките на нормативно регламентираните случаи. Това обикновено касае изпълнението на наши задължения. В тези случаи ние ще използваме информацията в съответствие с нашата Политика за защита на данните (Политиката).

В по-редки случаи е възможно информация за наложени Ви присъди да използваме във връзка със съдебни претенции и в защита на нашите интереси (или интересите на някой друг) и когато Вие не сте в състояние да дадете своето съгласие или сте направили тази информация публична.

Предвиждаме да съхраняваме информация за криминалното Ви минало.

Ще събираме информация за криминалното минало само, ако това е необходимо предвид ролята Ви в дружеството и когато законът ни позволява да го правим. Информация за криминалното Ви минало ще събираме като част от процеса по назначаването Ви или ще я получаваме лично от Вас по време на действието на договора Ви с нас, в случай че бъдете назначени. Ще използваме информацията за Вашето криминално минало, както следва:

· В процеса на преценка дали сте пригодни за изпълнение на работата, за която кандидатствате.

Имаме право да използваме Ваши лични данни по този начин по смисъла на разпоредбите на Кодекса на труда. Имаме утвърдена политика и сме предприели необходимите превантивни мерки, изисквани от законодателството, за да обработваме такива данни.

Автоматизирано вземане на решения

Автоматизирано вземане на решение прилагаме когато дадена електронна система използва лични данни, за да вземе решение без човешка намеса. Допустимо е да използваме автоматизирано вземане на решения в следните случаи:

1. Когато сме Ви уведомили за решението и сме Ви предоставили срок от 21 дена, за да поискате преразглеждане на решението ни.

2. Когато е необходимо да изпълним договорните си задължения към Вас и са предприети подходящи мерки за защита на Вашите права.

3. В ограничени случаи, с Вашето изрично писмено съгласие и при условие че са предприети подходящи мерки за защита на Вашите права.

Ако упражним автоматизирано вземане на решение въз основа на каквато и да е особено чувствителна информация, ние трябва или да имаме Вашето изрично писмено съгласие, или това решение трябва да бъде оправдано в интерес на обществеността и ние трябва да осигурим необходимите мерки за защита на Вашите интереси.

Вие няма да сте обект на решения, взети въз основа единствено на автоматизиран процес, които ще имат съществено влияние върху Вас, освен ако ние нямаме законово основание да вземем такова решение и не сме Ви уведомили за това.

Не предвиждаме каквито и да е решения да бъдат взети за Вас, използвайки автоматизиран процес, въпреки това ще Ви уведомим писмено, ако това се промени.

Споделяне на данни

Възможно е да се наложи обмен на Ваши данни с трети страни, включително с доставчици на услуги и с други компании в групата.

Ние изискваме от тези трети страни да зачитат сигурността на Вашите данни и да ги третират в съответствие със законовите изисквания.

Възможно е да обменим Ваши лични данни извън Европейския съюз. В този случай очакваме същото ниво на защита на личните Ви данни.

Защо бихме споделили Ваши лични данни с трети страни?

Ние споделяме Ваши лични данни с трети страни, когато това се изисква по закон, когато е необходимо за администриране на договорните ни взаимоотношения с Вас или когато имаме друг законен интерес да го направим.

Кои доставчици на услуги на трети страни обработват Ваши лични данни?

Понятието „Трети страни“ включва доставчици на услуги (включително изпълнители и агенти), както и други компании в групата. Следните услуги се предоставят от трети страни – доставчици на услуги и от други компании в групата: подбор, администриране на персонала, ИТ-услуги, трудова медицина и други.

Доколко защитена е Вашата информация, предоставена на трети страни – доставчици на услуги и други компании от групата?

Нашите доставчици на услуги, както и другите компании от групата трябва да предприемат подходящи мерки за гарантиране на сигурността на Вашите лични данни, в съответствие с нашите политики. Ние не позволяваме на доставчиците ни на услуги да използват Вашите лични данни за техни собствени цели. Ние сме разрешили използването на личните Ви данни от съответните трети страни единствено за конкретната цел и в съответствие с нашите инструкции.

При какви обстоятелства бихме могли да споделим Ваши лични данни с други компании в групата?

Ние ще предоставяме Ваши лични данни на други компании в групата като част от отчетността на нашата дейност, във връзка с реорганизация на дейността или преструктуриране, във връзка с поддръжката на нашите информационни системи, хостинг на данни.

При какви обстоятелства бихме могли да споделим Ваши лични данни с други трети страни?

Може да предоставим Ваши лични данни на други трети страни, например в случай на евентуална продажба или преструктуриране на бизнеса. Може да се наложи да предоставим Ваши лични данни и на регулаторен или друг държавен орган в изпълнение на нашите законови задължения.

Трансфер на информация извън Европейския съюз

Ние ще пренасяме лични данни, събирани за Вас в Украйна, която не е член на Европейския съюз, във връзка с изпълнение на договорните си задължения към Вас. Европейската комисия не е издала решение за адекватност по отношение на Украйна. Това означава, че Украйна, където ние пренасяме Вашите данни, не е призната за страна, осигуряваща подходящо ниво на защита на личната Ви информация.

Независимо от това, за да осигурим подходящо ниво на защита на личните Ви данни, ние предприемаме мерки, които гарантират, че тази трета страна третира личната Ви информация по начин, съответстващ и зачитащ европейското и българското законодателство за защита на личните данни. Ако Ви е необходима допълнителна информация за тези мерки, обърнете се към Мениджър Човешки ресурси.

Сигурност на данните

Взели сме мерки, за да гарантираме сигурността на Вашите данни. Подробна информация за предприетите мерки е налична при поискване от отдел Човешки ресурси.

Трети страни ще обработват Ваши лични данни само по наши указания и при условие че са се съгласили да третират тези данни като поверителни и да ги съхраняват по сигурен начин.

Предприели сме необходимите мерки за сигурност, за да предотвратим загубата, неоторизирания достъп, употреба, промяна или разкриване на Вашите лични данни. В допълнение достъпът до личните Ви данни е ограничен само до тези служители, агенти, изпълнители и други трети страни, които имат служебна необходимост от тях. Те ще обработват личните Ви данни само по наши указания и са поели ангажимент за конфиденциалност.

Утвърдили сме процедури за действие в случай на съмнение за нарушаване на сигурността на данните и ще уведомим Вас и съответните регулаторни и контролни органи, когато законът го изисква.

Срок за съхранение на данните

За какъв срок ще използваме Вашите данни?

Ние ще съхраняваме Вашите лични данни само за срока, който е необходим за изпълнение на целите, за които са събрани тези данни, включително за изпълнение на законовите ни задължения, финансовата и оперативната ни отчетност. Подробна информация за сроковете за съхранение на различните видове лични данни се съдържа в нашата Политика за съхранение на лични данни, която можете да получите от Мениджър Човешки ресурси. При определяне на сроковете за съхранение на лични данни ние се съобразяваме с обема, естеството и чувствителността на тези лични данни, както и с потенциалния риск от накърняването им при евентуална неоторизирана употреба или разпространение, както и с целите, за които обработваме личните Ви данни и дали можем да постигнем тези цели чрез други средства. За част личната Ви информация има нормативно регламентирани срокове за съхранение, с които ние се съобразяваме.

В някои случаи ще анонимизираме Вашите лични данни, така че информацията да не може да бъде свързана с Вас лично. В тези случаи можем да използваме тази информация без да Ви уведомяваме допълнително. След приключване на процеса по подбор, в който участвате, ще съхраняваме или ще унищожим личните Ви данни съгласно политиката ни за съхранение на лични данни, както и в съответствие с разпоредбите на приложимото законодателство.

Право на достъп, промяна, изтриване или ограничаване

Вашето задължение да ни уведомите в случай на промяна в личните Ви данни

Важно е съхраняваната от нас Ваша лична информация да бъде точна и актуална. Молим да ни уведомявате своевременно, в случай че настъпят промени в предоставените от Вас лични данни, през периода на действие на договорните ни отношения.

Вашите права по отношение на личните Ви данни

При определени обстоятелства, Вие имате законно право да:

Ако желаете да проверите, потвърдите, коригирате или да заявите изтриване на Ваша лична информация, която обработваме, или желаете да прехвърлим копие от личната Ви информация на трета страна, изпратете писмено искане към отдел Човешки ресурси.

Обикновено не се заплаща такса

Не се изисква заплащането на такса, за да получите достъп до личните си данни или за да упражните някое от другите си права. Въпреки това, може да поискаме разумна такса, в случай че Вашето искане за достъп е явно неоснователно или прекомерно. При такива обстоятелства можем и да откажем да удовлетворим Вашето искане за достъп.

Какво може да поискаме от Вас

Може да поискаме специфична информация, за да потвърдим Вашата идентификация и правото Ви на достъп до информацията (или правото Ви да упражните някое от описаните по-горе права). Това представлява уместна мярка за защита на сигурността на личните данни, която гарантира, че лична информация няма да бъде разкрита на лице, което няма право на достъп до нея.

Право да оттеглите съгласието си

В ограничените случаи, когато сме поискали Вашето съгласие за събиране, обработване и трансфер на Ваша лична информация за конкретна цел, Вие имате право по всяко време да оттеглите това свое съгласие за конкретното обработване. За да оттеглите своето съгласие, моля обърнете се към отдел Човешки ресурси. След като получим информация за оттегленото съгласие, няма да обработваме Вашата информация за целта или целите, за които първоначално сте дали съгласие, освен ако няма друго законово основание да го правим.

В случай че имате въпроси относно настоящата Декларация за поверителност, можете да се обърнете към Милена Пешина, Мениджър Човешки ресурси.